Privatlivspolitik

Privatlivspolitik i forbindelse med tilmelding til vandreture.

Generel privatlivspolitik

1. Generelt

Denne politik om behandling af personoplysninger (”Privatlivspolitik”) beskriver, hvorledes Dansk Vandrelaug inkl. lokalafdelingerne i Dansk Vandrelaug indsamler og behandler oplysninger om dig.

Privatlivspolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os i forbindelse med medlemskab/kursus/vandreture/vandreferier eller ved personlig henvendelse til sekretariatet. Cookie-politikken finder du her.

Dansk Vandrelaug er dataansvarlig for dine personoplysninger. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Dansk Vandrelaug

Kultorvet 7, 1
1175 København K
CVR-nr.: 67729412

Tlf. nr. 3312 1165
E-mail: dvl@dvl.dk

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne privatlivspolitik, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder som beskrevet nedenstående, er du velkommen til at kontakte os.

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilke formål og retsgrundlaget for behandlingen

Når du køber et medlemskab/kursus/vandretur/vandreferie eller kommunikerer med os, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver f.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., betalingstype samt IP-adresse, hvis købet er sket på Dansk Vandrelaugs online-tilmeldingssystemer.

• Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne varetage medlemsadministration.
• Formålet med at registrere din fødselsdato (dag, måned og år) er, at vi på den baggrund kan beregne den korrekte kontingentpris for dit medlemskab.
• Deltager du i et af vore kurser, er formålet med behandlingen af dine personoplysninger, at vi kan registrere dig som deltager til det pågældende kursus. Vi vil som oftest bekræfte din tilmelding via den oplyste mailadresse.
• Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er desuden at gøre det muligt for dig at leje et af Dansk Vandrelaugs sommerhuse eller foretage tilmelding og betaling til vandreferier og lign. aktiviteter.
• Retsgrundlaget for behandlingen af ovenstående personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f.
• Det kan i visse situationer også være nødvendigt for turdeltagere at afgive oplysninger om evt. allergier, madvaner, pasoplysninger og lign.
• Formålet med behandlingen af disse personoplysninger er yde dig den bedste service i forbindelse med vandreferie og lign.
• Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra
• Det kan i forbindelse med kommunale tilskudsordninger til visse aktiviteter (fx aktiviteter for børn og unge under 18 år) være nødvendigt at indhente cpr-nr.
• Formålet med behandlingen af disse personoplysninger er at sikre foreningen den bedst mulige økonomi gennem mulige tilskud til fordel for medlemmerne.
• Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f.

Som medlem vil du automatisk modtage nyhedsbreve fra DVL. Du kan til enhver tid afmelde dig denne service.

• Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at varetage vores interesse i at kunne fremsende nyhedsbreve til dig for på bedst mulig måde at kunne informere dig om Dansk Vandrelaugs tilbud, og dermed yde dig den bedste service.
• Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f.

3. Kategorier af personoplysninger

• Overordnet set behandler Dansk Vandrelaug almindelige personoplysninger om dig som medlem, dvs. for- og efternavn, adresse, kontaktoplysninger (telefon og e-mail), fødselsdato (dag-måned-år), køn.
• I visse tilfælde behandles særlige kategorier af oplysninger om dig, jf. ovenstående.

4. Modtagere af personoplysninger

• Medlemsbladet VandreLiv
  Oplysninger om din mailadresse benyttes til at sende dig et link til magasinet, der udkommer digitalt 4 gange årligt.
• Betaling af kontingent
  Oplysninger om dit navn, adresse og medlemsnummer videregives til Nets, der forestår udsendelsen af de årlige kontingentopkrævninger og evt. betalingspåmindelser. Modtager du kontingentopkrævningen pr. post, videregives dine oplysninger til PostNord.
• Deltagelse i kurser
  Oplysninger om dit navn, adresse, medlemsnummer og kontaktoplysninger (telefon og e-mail) registreres af kursusadministratoren, og videregives til den pågældende kursusinstruktør. Ved overnatning i forbindelse med kurset videregives dit navn til kursusstedet.
  I forbindelse med din tilmelding til Dansk Vandrelaugs kurser kan der på din foranledning sikres, at dine kontaktoplysninger (fx hvis du har hemmelig adresse) ikke deles med de andre deltagere, herunder den kursusansvarlige.
• Din lokalafdeling
  Ved indmeldelsen i Dansk Vandrelaug vil der ske en intern overdragelse af dine personoplysninger til din lokalafdeling.

Oplysninger om alle Dansk Vandrelaugs medlemmer udveksles med Københavns Afdelingen, da denne afdeling håndterer udlejning af sommerhus, samt bookning af div. ture.

• Eksterne samarbejdspartnere
  Personoplysningerne overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til bl.a. teknisk drift af vores medlems- og økonomisystem, håndtering af køb af medlemskab, aktiviteter m.m.

Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks behandler de data, som Dansk Vandrelaug er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med Dansk Vandrelaug, og er underlagt fortrolighed om disse.

Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.

5. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

• Nogle af disse databehandlere f.eks. Google Analytics LLC (logning af trafik på hjemmesiden) og Mailchimp (til udsendelse af nyhedsbreve) hoster deres data i USA. De fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem databehandlerens certificering under EU-U.S. Privacy Shield jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45. På privacyshield.gov er en oversigt over de amerikanske virksomheder, der er selvcertificeret i henhold til Privacy Shield-aftalen.

6. Hvor stammer dine personoplysninger fra

• Indsamlingen af ovennævnte almindelige personoplysninger er sket i forbindelse med din indmeldelse i Dansk Vandrelaug.
• Indsamlingen af yderligere personoplysninger, jf. er sket i forbindelse med din bestilling af vandreture/vandreferier henholdsvis tilmelding til den specifikke tilskudsberettigede aktivitet.

7. Opbevaring af dine personoplysninger

• I Dansk Vandrelaug opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt og relevant i forhold til formålet. Ved udmeldelse vil de registrerede oplysninger om dig derfor blive anonymiseret i medlemssystemet efter 6 måneder.
• opbevaringspligten i bogføringsloven opbevarer vi finansielle data i økonomisystemet i 5 år, evt. længere såfremt der er økonomiske mellemværender.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

Retten til at se oplysninger (indsigtsretten)

Du har mulighed for at se dine personoplysninger samt din aktuelle og tidligere betalinger for medlemskabet ved login på medlemsportalen. Her logger du ind med din e-mailadresse eller medlemsnummer samt din adgangskode.
Har du ikke en adgangskode til medlemsportalen, er det beskrevet på denne side, hvordan du kan få en ny adgangskode.

Du har desuden mulighed for at se dine personoplysninger samt din aktuelle og tidligere (til november 2016) tilmeldinger/betalinger for vandreture/vandreferie/sommerhusophold til Københavns Afdelingens booking- og betalingssystem.

Der kan evt. være flere personoplysninger, fx hvis du har sendt os e-mails og lign. Hvis du også ønsker at se disse oplysninger, så bedes du kontakte os. Dette er en ressourcekrævende opgave, og der kan derfor gå op til 30 dage, før du modtager respons på din henvendelse.

Du er til enhver tid berettiget til at anmode sekretariatet om at oplyse f.eks. hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere, der evt. måtte være samt oplysning om, hvorfra oplysningerne stammer.

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi har registreret om dit medlemskab.

Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning på dvl@dvl.dk. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.

Retten til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette henvendelse til os, så oplysningerne kan blive rettet. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
Alternativt kan du selv rette dine personoplysninger ved login på medlemsportalen, jf. punktet vedr. indsigtsretten.

Retten til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
I forbindelse med din udmeldelse af Dansk Vandrelaug, og dermed opsigelse af dit medlemskab, vil de registrerede oplysninger om dig blive anonymiseret i medlemssystemet efter 6 måneder, idet vi dermed ikke længere har et retsgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger, jf. punkt 7.
Jf. opbevaringspligten i bogføringsloven opbevarer vi finansielle data i økonomisystemet i 5 år, som herefter slettes, evt. længere såfremt der er økonomiske mellemværender.
Du har til enhver tid ret til at afmelde nyhedsbrevet.

Retten til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Det kan fx være, hvis du ikke ønsker, at dit navn fremgår af en deltagerliste.

Retten til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt ret til at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Retten til at klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

9. Sikkerhed

• Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
• Kun medarbejdere og frivillige (fx turledere), der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde/opgave, har adgang til disse. 

10. Versioner

Dette er version 2 af Dansk Vandrelaugs privatlivspolitik dateret den 29. november 2018.